Nous pouvons vous aider et vous soutenir dans la préparation de votre évènement. L’accompagnement sur place vous permettra de vous consacrer pleinement sur le contenu de votre évènement et le relationnel avec vos participants.
Nos champs d’intervention personnalisés selon vos besoins :
– UNIQUE INTERMEDIAIRE & CONSEIL pour comprendre vos besoins et agir en conséquence.
- Etude de votre agenda, analyse et synthèse des besoins
- Communication régulière avec les prestataires pour le suivi et la préparation de l’évènement
- Création d’un rétroplanning pour respecter vos échéances et celles des différents prestataires
- Respect de vos budgets
– ROOMING LIST & ROADBOOK pour vous aider à accueillir de manière optimale les participants de votre évènement.
- Assistance pour la mise en place et la gestion de votre rooming list (régimes alimentaires, surclassements, informations d’arrivées et départs, identification des pré et post séjours, types de chambres, consignes de facturation, etc)
- Compilation minutée du déroulement complet de votre évènement reprenant heure par heure l’ensemble des prestations (Quand ? Quoi ? Comment ? Où ? Qui ?)
- Définition avec vous du nombre de ressources humaines nécessaires sur place (internes et/ou externes)
– ACCOMPAGNEMENT SUR SITE pour parer à tout imprévu.
- Management de l’équipe mise en place pour l’évènement (accueil, distribution de badges, guidage, suivi des transferts, etc)
- Vérification en amont de la mise en place, de la qualité et du respect des prestations contractées (set up des salles, respect des menus et régimes spéciaux, suivi de l’agenda, contrôle de la facturation etc)
- Contact permanent avec tous les prestataires présents sur l’évènement
Ce travail sera effectué en relation avec vous et soumis à votre validation (devis sur demande).
Tarification pour l’organisation et l’accompagnement :
- Tarif organisation en amont : prix forfaitaire par participant (sur demande)
- Tarif accompagnement sur place : prix forfaitaire par coordinateur et par jour (sur demande)
